聊大校发【2009】84号
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）和山东省教育厅、山东省档案局下发的《关于认真贯彻实施〈高等学校档案管理办法〉的意见》，结合学校档案工作实际，制订本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。
第五条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各单位要重视档案工作，保证档案工作依法开展。
第六条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其管理职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第八条 档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。馆长、副馆长应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第九条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校档案馆的档案数量和工作任务确定。
第十条 学校各单位要确定一名领导分管档案工作，建立健全档案管理制度；确立一名档案员负责具体的档案工作；贯彻执行《聊城大学档案管理办法》及其它档案工作文件；开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。
第十一条 学校档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。
第十二条 学校档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定予以补助；采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第十四条 学校要建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条 学校各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四) 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样刊及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。
（十二）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。
第十六条 学校建立预立卷制度。实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，保证案卷质量。
第十七条 各单位负责档案工作的人员要按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位档案工作负责人检查合格审核签字后，移交档案馆。
第十八条 归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。
电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）执行。
第十九条 档案材料归档时间：
学校各部门档案在次学年6月底前归档；各学院档案在次学年寒假前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目完成后三个月内归档；照片档案随时归档。
第二十条 档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，经有关部门核准后，报校长批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 由几个单位合作完成的工作或项目，由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案并将复制件送交档案馆保存。学校与其他单位分工协作完成的项目，交档案馆保存整套档案。
第二十四条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 对馆藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向校长报告，及时处理。加强档案库房的技术管理工作，建立、健全有关规章制度，并由专人负责。
第二十六条 认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十七条 按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十八条 持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆负责人批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密工作部门批准。
第三十条 利用重要、珍贵的馆藏档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学校主管领导或档案馆负责人批准。
第三十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。
第三十二条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，须征得寄存者同意。
第三十三条 积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十四条 采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。如果条件允许，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第三十五条 将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十六条 学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施。加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。数字档案馆是学校数字校园建设的重要组成部分。
第三十七条 档案库房的建设要符合档案管理的要求并适应学校档案工作发展的需要。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，学校给予表彰与奖励。
第三十九条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第四十条 本办法由档案馆负责解释。
本办法自2009年9月1日起施行。