照片档案归档指南

 

以文学院2020年9月6日归档的这张照片为例，来进行系统说明。

首先要确定几个关键信息：

• 归档单位：文学院    ②归档时间：2020.09.06（年四位，月日各两位）   ③ 照片文件时间：2018.10.20

④题名：第七届出土文献与中国文学史研究学术研讨会（照抄不要漏字） ⑤附注：第一排左起的人员名单。

 

一、浏览器地址输入：https://dagl.lcu.edu.cn/login 进入档案管理系统界面，输入用户名和密码进入系统。

点击“档案收集”下拉菜单找到“文学院”进入录入界面

  

二、点击“新增”里面的“添加文件”进入录入对话框。填写对话框的以下有字的内容框，“一级目录”为照片生成的年份;“实体分类号”中的年份也是这个，SX12大写照抄不动;“文件号”要咨询档案馆，其他相关内容都到最初的关键信息里去找，录入完整后点击“添加”。

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、点击“分类目录”找到刚添加的这条文件目录。

点击“附件”下面的小图标进入照片上传界面。再点击“上传”按钮，将照片（注意：要无压缩的原版照片！！！）上传到系统。

下图为上传成功的图例：

 

 

四、电脑中建一个文件夹，名称如下：

 

文件夹中放两个文件，一个是照片的内容说明，另一个是照片文件（无压缩的原版照片！），文件名如下：

照片的说明文件内容如下：

最后将这个文件夹压缩打包发到dag@lcu.edu.cn邮箱。

 

 

 

五、电话8238209通知档案馆审核档案。审核通过，在档案馆网站“业务指导”中打印“档案交接文据”一式两份（需要填写红色的内容），前来档案馆107办理交接手续。如需照片报销签字，请在发票备注栏写上照片题名全称。