声像类档案归档范围和归档要求

 

一、归档范围

（一）党政活动类

1. 历届党代会、教代会、工代会、表彰会、团代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

2. 校庆、历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

3. 建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

4. 省市级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

5. 国内有影响的教授、专家等来校访问活动的声像材料。

6. 港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

7. 其他有重要意义活动形成的声像材料。

（二）教学类

1. 开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

2. 各二级学院历年毕业生集体合影照片。（毕业照以班为单位，每张注明学院专业、班级、合影时间。照片背面打印注明对应人像的教师、学生姓名。教师姓名用黑体字，学生姓名用宋体字，照片规格为10寸）。

3. 知名教授、专家及学术造诣较深的老中青年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等的声像材料。

4. 学生实习、考察、社会实践的声像材料。

5. 有关学生军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

（三）科研学术活动类

1. 重点科研课题评审、鉴定会场面，科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

2. 由学校发起并组织的全国性、省市级学术活动。包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

3. 著名专家来学校作学术报告的声像材料。

4. 在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

（四）外事活动类：

1. 外国友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

2. 与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

3. 外籍学生、外籍教师在校学习、生活、工作的声像材料。

4. 在学校召开的国际学术会议场面的声像材料。

5. 学校领导及各种代表团出国进行友好访问、考察的声像材料。

（五）体育类

1. 历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

2. 兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

（六）艺术类

1. 学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

2. 举办书画展的场面声像材料。

3. 各种音乐团体来校演出，学校教师、学生文艺演出剧照、演员合影等。

（七）校园建设类

1. 学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、校牌、教学楼、实验室、校园风光等声像材料。

2. 学校重大基建项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划等声像材料。

（八）获奖类

1. 在教学、科研、管理等活动中获得的奖状及奖品的照片（如被评为省市级以上先进集体、文明单位奖状、劳动模范奖章、先进个人证书等）。

2. 在校学生参加各种比赛、竞赛的获奖证书、奖品及获奖者的照片。

3. 毕业生反馈信息中毕业生在工作岗位上取得突出成绩的学生照片、获奖证书和成果照片。

（九）人物类

1. 历任校长、党委书记及名人参加重要活动的声像材料。

2. 国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等声像材料。

以上各类归档材料，包括纸质照片、电子版照片、录音带、录像带、光盘等。

二、归档时间

对具有归档价值的声像材料，兼职档案员或摄影人员按要求进行收集、整理，自形成之日起一个月内向综合档案室移交，并办理移交手续。

三、归档要求

1. 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁。

2. 照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容。

3. 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

4. 地点：被摄物所在的具体地点。

5. 人物：照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置。

6. 事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

7. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。

8. 摄影者：照片的拍摄人。

9. 照片形成部门归档时应与档案馆办理移交手续，填写《档案交接文据》，一式两份，交接双方各保存一份。

四、数码照片整理及归档

为做好数码照片整理和归档，要求如下：

1．数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向档案室归档。

2. 文字说明以.doc文本形式，以组为单位，著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点等项目。

3．数码照片尽可能统一使用JPEG格式。

4．用数码相机拍摄数码照片，其像素数应在300万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。

五、声像档案的保管期限为永久保存。

六、分类编号

声像档案档号按“年度号+档案分类号+件号”依次编号。

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年度号    分类号    件号