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档案基本知识

一、档案是什么?怎样理解档案的定义?

《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)将档案的定义表述为:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

 国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/TI一2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为:“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

上述档案定义表述了七个方面的含义:档案形成的时间(历史性);档案产生的主体(多元性);档案来源渠道(广泛性);档案形成的特点(原始性);档案保存的目的(价值性);档案表现的形式(多样性);档案本质属性(记录性)。

对档案的定义可以从四个方面加以理解:

1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权一一分别属于国家、集体、私人(个人、家庭、家族)所有。从来源看,档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。

2、档案的基本属性一一原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。记录性是指:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。

3、档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值;一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看,档案是真实可靠的,具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看,档案信息可供各项工作借鉴、参考。

体现档案基本价值的主要体现在六个方面,即:机关工作的查考凭据;生产建设的参考依据;政治斗争的必要手段;科学研究的可靠资料;宣传教育、文化建设的生动素材;维护合法权益的法律证据。

4、档案形式的多样化。从记录方式来看,有文字书写(刻铸)、图表绘制、声像摄录、电子数码等;从阅读方式来看,有直读的、机读的;从载体形式来看,古今中外形式多样,如:甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。

从档案形式的多样化中可以看到,档案的形式是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配,中外档案经历了大致相同的演变发展过程,即:最初以自然物作为记录材料,后来发展到以纸张为记录材料。进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程,反映了社会的进步和发展。

二、归档文件是什么?

档案文件是立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

三、全宗是什么?

全宗是档案的基本分类和管理单位,指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下,一个独立从事活动的单位,如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗,某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。全宗既是一定数量档案的实体概念,也是档案整理原则的重要体现和方法。在档案学中有时称全宗原则和全宗理论。在档案的整理、流转和保管过程中,同一全宗的档案不得分散,不同全宗的档案不得混杂,这被称作全宗不可分散性原则。

四、档案工作的概念是什么?由哪些方面构成?

档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念,严格来说,它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。

1、档案事业管理:包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作,要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。

2、档案资源管理:是对各种形态的档案进行具体的技术性管理,它又分为档案实体管理和档案信息管理。

档案实体管理,是指对档案的实体进行收集(归档)、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。

档案信息管理,是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。

档案资源管理工作由各机关、单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定,分工负责。

五、文书处理部门立卷制度是怎么推行和确定下来的?

文书处理部门立卷制度是通过1955年中央批准的《国中共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的。文件指出,“为了迅速地加强我国档案工作管理,适应目前国家机关工作和科学研究工作对于档案资料的需要”,决定在文书工作方面,“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度”。从此,文书部门立卷这一制度就确定下来了,文书部门立卷是党和国家对文书工作和档案工作的一项重要规定,这一措施的实行,推动了文书工作和档案工作的发展。

六、文稿和手稿分别是指什么?

文稿(Draft;Manuscript)是指文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

手稿(Manuscript)是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。七、草稿、定稿和正本、副本分别是什么?

根据一份文书在形成和完善过程中的不同稿本(文稿与文本的统称)形式进行分类,可划分为草稿、定稿、正本、副本。其中草稿和定稿通称为文稿,正本和副本通称为文本。

草稿,又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿等,是文书撰拟过程中最初期的原始稿件,供讨论、修改、审批之用。它不属于正式文件,不具备现实执行效用。除少数用于征求意见的文件之外,草稿一般不向外发出,亦毋需归档保存。对于某些特别重要的文件,经反复修改而产生多次草稿,反映了文件的形成过程,具有参考价值,可归档保存。

定稿,又称原稿,是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿,是缮印正本的依据。草稿一旦经过领导人签发便成为定稿,不经其同意不得再作任何修改更动。定稿反映了文件撰拟、审核、签发的全过程,具有重要的参考价值和凭证作用,因此,凡需保存的文件,其定稿亦应予以保存。

正本,是根据定稿缮印的,用于向外发出的正式文本。如有主送机关与抄送机关之分,则正本用于发往主送机关。正本具有标准规范的格式和生效标志,具有法定效力,其证据价值得到法律的认可的保护。

副本,指正本的复份或复制本,在形式上与正本完全或部分相同,供抄送、传阅、存档备查之用。其中,用于与定稿一同立卷归档的文本,又可称为存本。

八、什么是发文号?它由哪几部分构成?

发文号又称发文编号,是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。它是由发文机关代字、发文年度、(外加方括号)和发文顺序号构成。发文机关代字是发文机关名称的缩写,一般采用两种编写方法,一种是在发文机关代字中包括文种的代字。另一种是在发文机关中包括承办单位的代字。发文年度应写完整,不宜简写。发文顺序号按年度内发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写。一份公文只编一个发文号,联合行文时只标注主办单位的发文号。

九、什么叫“签署”

签署即由签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的活动。签署适用于命令等以领导人名义发出的公文。

十、公文处理工作包括哪些内容?

公文处理工作包括公文办理和公文管理两项内容。公文办理主要有收文的办理和发文的办理;公文的管理主要有立卷、归档、销毁等。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序;发文办理指以本机关的名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整、能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应进行登记。

十一、什么是文书立卷?它有什么意义?

文书处理部门将办理完毕、具有查考的保存价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系组成案卷,这项工作被称为文书立卷。

文书立卷工作是一项极其重要的工作,具有深远的意义:

1、文书立卷保持了文件之间的历史联系,便于日后查找利用;

2、文书立卷有利于保证文件的完整与安全,便于文件的保管 ;

3、文书立卷有利于文件的积累,为档案工作奠定基础。

十二、文件转化为档案需要具备哪些条件?

文件转化为档案需要具备以下条件:

1、文件必须办理完毕(或叫处理完毕),即完成了文书处理程序;

2、文件需要对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利

用价值;

3、文件需按照一定的规律保存起来,即把文件按照一定的程序

和条理集中保管起来。

十三、办理完毕的公文什么时间归档?

归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档,即在第二年的上半年,将上一年形成的文件经整理后,办理交接归档手续。

十四、机关文书档案的保管期限有几种?

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

十五、归档文件的整理原则是什么?

归档文件的整理原则是:

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间有的机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间必然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照国家有关规定,区分归档范围内不同文件的价值,找定不同保管期限。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点,也是最终目的。

十五、怎样正确理解《归档文件整理规则》确定的归档文件整理单位“件”的概念?

《归档文件整理规则》规定:“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正本与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

十七、什么是文档一体化?有什么意义?

文档一体化是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括:文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化。

文档一体化的意义在于:

1、使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全;

2、文档超前控制;

3、提高信息检索效率;

4、有助于科学决策;

5、提高行政效率;

6、有利用人、财、物的合理利用。

十八、档案工作的基本内容包括哪些方面?

通常说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、编研、利用和统计工作。

十九、档案与资料有何区别?

档案与资料都是重要的信息资源,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录,具有法律凭证作用和历史考查作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的,只具有参考作用。

二十、什么是档案信息化建设?档案信息化建设应该遵循哪些原则?

档案信息化建设,是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

档案信息化建设,是一项关系档案事业全面发展的战略举措,必须遵循三条基本原则,即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。