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实物类档案归档范围和保管期限表

实物类档案归档范围及保管期限

 

一、归档范围:

 (一)证书类:本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的厅局级以上(含厅局级)颁发的奖状、荣誉证书等。

  (二)牌匾类:学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾额及获得的各类奖牌、奖章、奖杯等。

(三) 锦旗类:学校或各单位获得的锦旗,包括学校大型活动使用过的条幅。

(四) 印章类:机构变更或撤消的各类停用印章。

 (五)书画类:各级领导及知名人士给学校的题词、书画。

(六)纪念品类:本校与国内、外校际交往中收受的纪念品。

(七)其他类:经鉴定有收藏保存价值的、能反映学校发展历程的实物等。

二、实物档案的保管期限为永久保存。

三、归档要求:

(一)证书类、牌匾类、锦旗类:档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

(二) 印章类:归档时应附印模一式两份。

(三) 书画类、 纪念品类:归档时应附清单说明书画内容以及时间、地点、事由、赠送人、接收人等。

(四) 其它类:其它经鉴定有收藏保存价值的、能反映学校发展历程的实物等,经档案馆认定后归档。

(五) 本校与国内、外校际交往中收受的礼品于两月之内向档案馆移交。印章、字画、纪念品可随时向档案馆移交。

(六) 移交时,移交单位要打印移交目录一式两份,交接双方各存一份备查。

四、分类编号

(一)实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号。

xxxx-- SW12— 1~n

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年度号 代号 分类号 案卷号

年度号使用四位阿拉伯数字,SW即ShiWu(实物)的简称。

(二)实物档案分类号:

12 证书类

13  牌匾类

14 锦旗类

15 印章类

16 书画类

17  纪念品类

18  其他类